Tuesday, March 12, 2013

10 Kesalahan dalam Mengatur Waktu


Seberapa baik Anda mengatur waktu?  Mungkin Anda merasa kelebihan beban, dan Anda seringkali harus bekerja lembur untuk memenuhi  tenggat waktu. Mungkin juga hari-hari Anda seperti lepas dari satu krisis dan kemudian masuk ke krisis yang lain. Ini tentunya membuat Anda stress dan patah semangat.  Ketika mampu mengatur waktu dengan baik, kita bisa sangat produktif di tempat kerja, dan tingkat stress pun menurun. Kita dapat membagi waktu untuk hal menarik, proyek-proyek dengan imbalan tinggi yang dapat membawa perubahan nyata pada karir. Singkatnya, kita bahagia!  Hindari kesalahan-kesalahan ini jika Anda ingin menjadi sangat produktif: 
Banyak orang tahu bahwa waktu bisa diatur agar lebih efektif. Tetapi,mungkin sulit untuk mengidentifikasi kesalahan yang kita buat dan tidak tahu bagaimana memperbaikinya. 
Pada artikel ini, kami akan membahas sepuluh kesalahan dalam mengatur waktu yang paling sering dilakukan. Kami juga akan mengidentifikasi strategi dan tips yang dapat digunakan untuk mengatasinya. 
Kesalahan # 1. Gagal Mengikuti To-Do List 
Buatlah
Apakah Anda pernah merasa jengkel karena lupa untuk melakukan bagian penting dari sebuah pekerjaan? Jika demikian, Anda mungkin tidak menggunakan To-Do List dalam pekerjaan ini. Atau, jika Anda melakukannya, mungkin Anda tidak menggunakannya dengan efektif! 
Trik menggunakan To-Do Lists dengan efektif terletak pada bagaimana memprioritaskan tugas pada daftar Anda. Banyak orang menggunakan sistem kode A - F (A untuk prioritas tinggi, F untuk prioritas sangat rendah). Sebagai alternatif, Anda dapat menyederhanakan ini dengan menggunakan kode A sampai D, atau dengan menggunakan angka. 
Jika anda memiliki proyek besar pada daftar Anda, kemudian, kecuali Anda tipe orang yang detail dan teliti, entri untuk proyek ini bisa jadi tidak jelas dan kurang efektif. Misalnya, Anda mungkin menulis "Memulai proposal anggaran." Tetapi apa maksudnya? Hal yang kurang spesifik di sini bisa membuat Anda menunda-nunda, atau melupakan langkah penting. Jadi pastikan anda memecah tugas atau proyek besar menjadi langkah-langkah yang spesifik, realistis dan dapat ditindaklanjuti. Sehingga, Anda tidak akan melewatkan sesuatu yang penting. 
Anda juga dapat menggunakan Program Kerja untuk mengelola pekerjaan. Ini berguna ketika Anda memiliki banyak  proyek besar yang perlu diselesaikan sekaligus.
Kesalahan # 2. Tidak Menentukan Target 
Apakah Anda tahu di mana Anda ingin berada enam bulan mendatang? Bagaimana dengan 1 tahun ke depan, atau 10 tahun lagi ? Jika tidak, saatnya untuk menentukan beberapa  tujuan pribadi!

Penetapan tujuan pribadi adalah penting untuk mengelola waktu Anda dengan baik, karena  tujuan memberikan arah dan visi saat bekerja. Bila Anda tahu apa yang ingin Anda capai, Anda dapat mengelola prioritas, waktu, dan sumber daya Andamenuju ke sana. Tujuan juga membantu Anda untuk memutuskan apa yang layak diberi waktu lebih, dan apa yang hanya menjadi pengalih perhatian.

Untuk menentukan cara menentukan tujuan yang efektif dan cerdas, bacalah Locke’s Goal Setting Theory. Di sini, Anda akan belajar bagaimana menetapkan tujuan dengan jelas, sehingga Anda tetap termotivasi.

Anda juga mungkin tertarik dengan buku Book Insight into "Long Fuse, Big Bang" yang dtulis oleh Eric Haseltine. Buku ini mengajarkan Anda bagaimana tetap fokus pada tujuan jangka panjang tanpa mengabaikan prioritas jangka pendek. 
Kesalahan # 3. Tidak Memprioritaskan 
Ketika ada banyak hal yang harus dikerjakan, lihatlah prioritasnya
Ketika ada banyak hal yang harus dikerjakan, lihatlah prioritasnya
Asisten Anda baru saja menemukan permasalahan krisis yang mendesak perlu ia bicarakan dengan Anda, tetapi Anda sedang melakukanbrainstorming untuk ide-ide baru. Anda yakin bahwa Anda hampir mendapat ide cemerlang untuk sebuah kampanye pemasaran, tetapi sekarang Anda berisiko kehilangan inspirasi ini karena masalah "darurat" asisten Anda. 

Terkadang, sulit untuk menentukan prioritas, terutama ketika Anda menghadapi tugas mendesak yang datang seperti banjir. Namun, jika ingin mengelola waktu lebih baik,sangatlah penting untuk belajar bagaimana memprioritaskan tugas-tugas Andasecara efektif. 
Sebuah cara yang dapat membantu Anda menentukan prioritas secara efektif adalah MatrixMendesak/Penting . Ini akan membantu Anda memahami perbedaan antara kegiatan mendesak dan kegiatan penting. Anda juga akan belajar bagaimana mengatasi situasi agar tetap fokus pada hal yang mendesak. 
Matrix Prioritas Aksi adalah alat lain yang berguna, yang akan membantu Andamenentukan apakah sebuah tugas tergolong tugas bernilai/prioritas tinggi, atau rendah-nilai/hanya pekerjaan sampingan. Pengelolaan waktu Anda akan jauh lebih baik jika Anda tahu perbedaannya. 
Kesalahan # 4. Gagal Menghadapi Gangguan 
Apakah Anda tahu bahwa banyak dari kita dapat kehilangan sebanyak dua jam sehari karena gangguan? Coba pikirkan berapa banyak hal yang bisa dilakukan jika Anda bisa mendapatkannya kembali!  Gangguan ini bisa berasal dari email, chatting IM, teman-teman yang tengah mengalami kesulitan, atau panggilan telepon dari klien. Gangguan mencegah kita mencapai keadaan “mengalir”, yaitu keadaan saat melakukan pekerjaan dengan memuaskan dan lancar, yang terjadi saat kita sedang 100 persen terlibat dalam tugas.

Jika Anda ingin mengontrol hari Anda, dapat melakukan pekerjaan Anda pada kondisi terbaik, penting untuk mengetahui bagaimana meminimalkan gangguan dan menghadapi gangguan secara efektif. 
Contoh sederhana, matikan chat Anda ketika Anda harus fokus, atau beritahu tahu teman Anda kalau Anda sedang sibuk. Anda juga harus belajar bagaimana meningkatkan konsentrasi Anda, bahkan ketika Anda sedang berhadapan dengan gangguan. 
Kesalahan # 5. Penundaan 
Penundaan terjadi ketika Anda menangguhkan tugas-tugas yang seharusnya menjadi pusat perhatian Anda sekarang. Bila Anda menunda-nunda, Anda akan merasa bersalah karena belum memulai apapun. Akan ada perasaan takut untuk mengerjakan dan akhirnya, semuanya mulai jatuh tempo. Ini bisa berakibat Anda gagal untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. 
Sebagai contoh, sebuah strategi yang ampuh dapat berupa, mengatakan pada diri sendiri bahwa Anda hanya akan memulai sebuah proyek selama sepuluh menit. Seringkali, penunda merasa bahwa mereka harus menyelesaikan tugas dari awal sampai akhir. Harapan tinggi ini membuat mereka merasa berat dan cemas. Sebaliknya, fokuslah pada sedikit waktu yang perlu dicurahkan untuk memulai. Itu saja! 
Anda mungkin juga merasa bahwa penggunakan Rencana Aksi akan bermanfaat. Ini membantu Anda untuk memecah proyek besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan mudah dilakukan. Dengan adanya langkah-langkah ini, akan mudah untuk melihat segala sesuatu yang anda butuhkan, sehingga potongan-potongan kecil dapat terselesaikan pada waktu tertentu. Strategi ini dapat meringankan Anda saat memulai sebuah proyek baru. 
Kesalahan # 6: Mengambil terlalu banyak pekerjaan
Apakah Anda orang yang sulit mengatakan "tidak" kepada orang lain? Jika demikian, mungkin Anda punya terlalu banyak proyek dan komitmen di piring Anda. Ini dapat mengakibatkan kinerja yang buruk, stres, dan semangat juang yang rendah.  Atau, Anda mungkin seorang “micromanager”, yaitu seseorang yang bersikeras mengendalikan atau melakukan semua pekerjaan sendiri, karena tidak percaya orang lain dapat melakukannya dengan benar. Hal ini dapat menjadi masalah bagi semua orang, bukan hanya manajer.

Dengan kata lain, mengambil terlalu banyak tugas adalah sebuah contoh pengelolaan waktu yang buruk. Ini bisa menciptakan reputasi yang tidak baik pada Anda, misalnya orang berpikir Anda bekerja dengan tergesa-gesa atau bekerja dengan ceroboh.
Untuk menghindari keadaan ini, belajarlah seni berbicara halus, agar Anda bisa mengatakan "ya" kepada orang, tetapi "tidak" untuk tugas. Keterampilan ini membantu Anda menegaskan diri Anda sendiri, sementara tetap mempertahankankeadaan harmonis dalam kelompok. Jika orang lain mulai menyandarkan diri pada Anda, berharap untuk sebuah jawaban "ya" atas permintaan mereka, belajarlah menganalisis situasi Anda, dan tetap tenang di bawah tekanan. 
Kesalahan # 7: Berkembang saat "Sibuk" 
Beberapa orang menjadi terburu-buru karena sibuk, bahkan mengatakan baru bersemangat saat didera banyak tugas. Tenggat waktu yang pendek, email yang menggunung, tumpukan file yang perlu dikerjakan di meja, pertemuan yang harus dihadiri segera, tentunya semua ini memacu adrenalin! 
Meskipun kadang menjadi keseharian dalam pekerjaan, "kecanduan sibuk" bukan berarti Anda efektif, sebaliknya sering kali ini berujung pada stres. Daripada terburu-buru karena sibuk, cobalah untuk memperlambat, dan belajar untuk mengatur waktu Anda lebih baik lagi.

Kesalahan # 8. Multitasking 
Untuk mengatasi beban kerja, Linda sering kali menulis email sambil berbicara di telepon dengan kliennya. Walaupun Linda berpikir bahwa ini dapat mengefektifkan waktunya, sebenarnya diperlukan 20-40 persen waktu lebih banyak untuk menyelesaikan dua pekerjaan secaramultitasking, dibandingkan dengan menyelesaikan tugas yang sama satu per satu. Kedua pekerjaan juga menghasilkan kualitas yang buruk, emailnya penuh dengan kesalahan, dan kliennya frustrasi karena lawan bicaranya kurang konsentrasi.
Jadi, cara terbaik adalah melupakan tentang multitasking, dan, sebagai gantinya, fokus pada  satu tugas pada satu waktu. Dengan begitu, Anda akan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi. Ahli kami mewawancarai Dave Crenshaw. Mempelajari buku Myth of Multitasking, akan memberi Anda penerangan terhadap metode multitasking. Ini akan membantu Anda untuk mengelola proyek simultan dengan lebih efektif. 
Kesalahan # 9. Tidak Mengambil Jeda Istirahat
 Anda berpikir bahwa dapat bekerja non-stop selama 8-10 jam, atau bahkan lembur sampai pagi, terutama ketika Anda sedang mengejar deadline. Namun, adalah hal yang mustahil bagi siapa pun untuk fokus dan benar-benar menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi, tanpa memberikan otak mereka beberapa waktu untuk beristirahat. 
Jadi, jangan anggap istirahat sebagai "membuang-buang waktu." Mereka menghasilkan down-timeyang berharga, yang akan memungkinkan Anda untuk berpikir kreatif dan bekerja secara efektif. Jika sulit bagi Anda untuk berhenti bekerja, maka jadwalkan istirahat untuk diri Anda sendiri, atau atur alarm sebagai pengingat. Pergilah berjalan-jalan sejenak, ambil secangkir kopi, duduk santai atau lakukan meditasi di meja Anda. Cobalah untuk istirahat lima menit  setiap satu atau dua jam, dan pastikan bahwa Anda memberi diri Anda sendiri waktu yang cukup untuk makan siang. Anda tidak akan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi jika Anda menahan lapar! 
Kesalahan # 10. Menjadwalkan Tugas dengan Tidak Efektif
Apakah Anda orang pagi? Atau apakah Anda merasa energi Anda meningat setelah matahari mulai terbenam di sore hari? Semua orang memiliki ritme yang berbeda, yaitu waktu yang berbeda di mana kita merasa paling produktif dan energik.  Anda dapat memanfaatkan waktu terbaik Anda, dengan menjadwalkan kerja bernilai tinggi selama puncak waktu Anda, dan kerja rendah-energi (seperti melakukan panggilan telepon dan memeriksa email), selama waktu "menurun" Anda. 
Kunci Penting
Salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan produktivitas adalah mengakui dan memperbaiki kesalahan dalam mengatur waktu. Bila Anda meluangkan waktu untuk mengatasi kesalahan-kesalahan ini, Anda akan mengalami peningkatan produktivitas yang besar. Anda juga akan menjadi lebih bahagia, dan stress pun berkurang! 

No comments:

Post a Comment

Post a Comment